Kurumsal Kaynak Yönetimi

Günümüz ortamında küresel elemanlar olan rekabet, hız, yüksek hacimli üretim, yüksek kalite, düşük maliyet ve düşük stok gibi kriterlerin yerine getirilmesi için yönetim sistemlerinin tam, etkin ve entegre çalışması zorunlu hale gelmiştir. Kurumsal Kaynak Planlamasının çok kapsamlı ve uzun zaman alan bir sistem olması ve uzman ve katılımcı bir yönetim gerektirmesi nedeniyle işletme faaliyetleri sürekli bir değişim ve gelişim içindedir. Bu gelişim çeşitli alt birimlerde farklılık göstermekle beraber somut olarak ifade edilebilir düzeydedir.

Kurumsal Kaynak Planlaması (KKP), akademik ve iş hayatında çok değişik tanımlamalar yapılmakla beraber genel olarak, bir şirkette süregelen tüm bilgi akışının entegrasyonunu sağlayan ticari yazılım paketleri olarak tanımlanabilir(Davenport, 1998). Kurumsal Kaynak Planlaması (KKP) bir işletmenin bütün departmanlarını tek bir bilgisayar sistemi altında toplayarak elde edilen verilerin tüm departmanların ortak paylaşımına sunan bir sistemdir. Bu ortak bilgi sistemi ile gerekli olan bütün veriler tek bir veritabanında işletme çalışanlarının kullanımına sunulur. Oysaki klasik bilgisayar sistemlerinde, her departman kendi iş akışlarını kendileriyle uyumlu bilgisayar sistemlerinde çalışır. KKP bütünleşik yapısı itibariyle bütün verileri tek bir veritabanında toplayarak fonksiyonellik sağlar ve farklı ihtiyaçları olan farklı birçok departmanın birbirleriyle uyumlu çalışmasını ve aralarında daha iyi bir bilgi paylaşımı sağlar. APICS (American Production and Inventory Control Society - Amerikan Üretim ve Stok Kontrol Topluluğu) tarafından yapılan tanımlamaya göre ise, Kurumsal Kaynak Planlaması sistemleri,
Enver AYDOĞAN

110 TSA / Yıl: 12, S: 2, Ağustos 2008
etkili bir planlama ve gerekli tüm kaynakların kontrolü için müşteri siparişlerinin alımı, yerine getirilmesi, teslimi ve bunların hesapları ile raporlarını içeren bir metot sunar (Manetti, 2001).

KKP’nin popüler olmasının en önemli nedeni, bir organizasyonun etkin bir biçimde faaliyete geçmesini sağlaması, uzun dönem planlamalarda kullanılabilir analiz ve raporlamaya sahip olması ve uygulama ile sistem kaynaklarının en iyi biçimde kullanmasıdır (Baki, 2002). Klasik sistemlerde çok basit bir üretim siparişi bile belki yüzlerce parçaya bölünmüş, kağıda dökülmüş ve bölümler arasında kopukluk yaratacak işlemlere dönüşüyordu. Bölümler arasındaki iletişimsizlik ve hareket fazlalığından kaynaklanan zaman kayıpları zamanında teslim edememeye ve hataya neden olabilirdi. Alınan sipariş tam anlamıyla kontrol dışında gelişen bir süreçte ilerliyordu. KKP sayesinde tam entegrasyon sağlanmış olup, eski iletişimsizliğe bir son verilmiştir. Bütün operasyonel ve idari birimler arasında bütünleşik yazılımlar kullanılarak her bir departmanın görevleri doğrultusunda modüller kullanılarak tam entegrasyon sağlanmıştır.

KKP‘nin getirdiği yenilikle işletme içindeki işlemler oldukça hızlanmış, daha düzenli bir yapıya kavuşmuş ve istenilen anda raporlar alınarak sistemin anlık durumları tam doğrulukla belirlenmeye başlanmıştır. Bu özelliği ile KKP işletmelerin tam anlamıyla iş yapış yöntemlerini değiştirmeye yardımcı olması zordur. Öncelikle işletme, içinde bu yöntemlerini düzenlenmesi ve daha sonra sorunlu bölgelerin gelişimi için KKP sistemini kullanmaları daha doğrudur. Aksi takdirde sistemin işletme iş yapış yöntemlerine uymayan bölümlerinde iş süreçleri yavaşlayacak ve bu yavaşlama işletmeye kayıp olarak geri dönecektir. İşletmelerin organizasyonları açısından iş süreçlerinin kontrolü çok önemlidir. İş süreci, alınan girdiler, katma değerli doğru yapılan şeyler ve yaratılan çıktılar ile ilgili etkinliklerin mantıklı bir dizisidir (Harrington ve ark., 1997).

İşletmelere çok önemli faydalar sağlayan KKP sistemleri bu avantajlarının yanı sıra son derece karmaşık bir yapıya ve yüksek maliyete sahiptirler. KKP sistemini uygulayan işletmeler, uzun bir geri bildirim zamanına katlanmak durumunda kalmaktadır. Şirketlerin çok azı KKP sisteminden hızlı bir geri ödeme bekleyebilir [Stein, 1999]. İşletmeler Kurumsal Kaynak Planlaması yatırımlarını değerlendirmek için farklı yöntemler kullanmaktadır. Bu yöntemler sistemin işletmeye maliyetini belirlemekte birlikte bu maliyetin üretim sonucunda geri dönüşünün ne kadar sürede olacağı konusunda da bilgi vermektedir. Bu yöntemlerden en çok kullanılanlarından biriside geri ödeme süresi (Payback time)’dir. Geri ödeme süresi, bir yatırım projesinden beklenen nakit akışları toplamının, başlangıç nakit çıkışlarına eşit olması için gereken süredir [Van Horne, 1998]. Kısacası işletmenin mali yapısında bir etki yaratacak olması Kurumsal Kaynak Planlaması sistemlerini çok ciddi projeler haline getirmektedir. KKP sisteminin geri dönüşümü 3 aşamalıdır ve organizasyonun operasyonları verimli bir düzeye dönüşmesiyle 3 aşamada KKP masrafını çıkarır (Caldwell, 1998). İşte bu özelliklerinden dolayı da işletmelerin iş süreçlerini değiştirme zorunluluğu gerekebilir. İş süreçlerinin değişimi çokta kolay olmayan bir değişimdir. Hiçbir KKP sistemi işletmelerin tüm ihtiyaçlarını tam anlamıyla karşılamayabilir.

Bunun nedeni işletmelerin organizasyon önceliklerinin ve iş yapış yöntemlerinin çok özel gereksinimlere ihtiyaç duymasıdır. Buna çözüm olarak işletmeler kendi ihtiyaçlarına göre hazırlanan ek sistemler ve programlar kullanmak zorunda kalabilirler. Bu zorluklarına rağmen KKP sistemi günümüz global piyasasında var olmak ve devamlılık sağlamak isteyen işletmeler içim son derece önemli bir araç olduğunu kanıtlamıştır (Palaniswamy ve Frank, 2000). Dünyada yapılan istatistiklere göre KKP pazarı giderek büyümeye devam etmekte ve daha önce sadece büyük ölçekli işletmelerin oluşturduğu bu pazara artık küçük ve orta büyüklükteki işletmelerde dahil olmaktadır.